Gyakran ismételt kérdések (GY.I.K.)
Mik azok a projektmenedzsment-eszközök?Valószínűleg még emlékszik arra az időre, amikor fizikailag is részt kellett vennie egy megbeszélésen, hogy „ötleteljen” vagy naprakész információt nyújtson egy folyamatban lévő projektről. Nemrégiben Ön és a csapata valószínűleg a Google táblázatok és dokumentumok segítségével dolgozott együtt. A technológiai fejlődés és a világjárvány miatt számos munkavállaló kénytelen volt távmunkában dolgozni, emiatt sok ilyen „régimódi” módszert felváltottak a korszerűbb projektmenedzsment-eszközök.
A projektmenedzsment-eszközök olyan programok vagy alkalmazások, amelyek segíthetnek egy egyénnek vagy csapatnak a feladatok hatékonyabb megszervezésében és menedzselésében. Ez olyan egyszerű is lehet, mint egy ellenőrzőlista vagy egy tábla, vagy akár olyan összetett is, mint egy gondolattérkép-eszköz. Bármelyikről is legyen szó, a cél ugyanaz: egy központi platformot biztosítani, ahol mindenki együttműködhet, és mindenki a helyzet magaslatán maradhat minden projektben.
Miért előnyösek a projektmenedzsment-eszközök a vállalkozásom számára?Az ideje, tudása és erőforrásai vállalkozóként korlátozottak. Ahogy a vállalkozása növekszik, úgy nőnek a felelősségi körök, feladatok, projektek, sőt, még a munkatársak száma is. A vállalkozása növekedésére kell összpontosítania, és ki kell használnia azt, amiben jó, de millió más dolgot is el kell végeznie. Hogyan? Itt jönnek a képbe a projektmenedzsment-eszközök - egy olyan program, amely jól működő gépezetként működteti a csapatát. Íme néhány terület, amely jelentősen javítható egy projektmenedzsment-eszköz használatával.
Együttműködés és kommunikáció - Egy projektmenedzsment-program az e-maileknél és táblázatoknál interaktívabb együttműködést kínál. Feladatokat tud majd kiosztani és nyomon követheti a projektet az elejétől a végéig. A csapattagoknak nem kell minden másodpercben ellenőrizniük a beérkező e-maileket, és nem kell amiatt aggódniuk, hogy még nem kaptak meg egy levelet (bár 100%-ig biztosak benne, hogy mindenkinek küldtek másolatot). Ehelyett mindenki valós időben kommunikálhat, visszajelzést adhat, kérdést vagy bármilyen más aggályt oszthat meg. Emellett a fájlmegosztás és a dokumentáció is egyszerűbbé és biztonságosabbá válik.Költségvetés-ellenőrzés - Egy projektmenedzsment-program használata segíthet megakadályozni, hogy a projekt költségvetésének irányítása kicsússzon a kezéből. Sok alkalmazásban vannak olyan funkciók, mint az előrehaladás nyomon követése, munkaidő- és költségelszámolás, bérszámfejtés, számlázás, könyvelés, jelentéskészítés és egyebek.Erőforrás-tervezés - A megfelelő projektmenedzsment-eszköz segíthet az erőforrások hatékony kezelésében és elosztásában is, legyen szó akár csapattagokról, felszerelésekről, eszközökről vagy finanszírozásról. Egyes szoftverek irányítópultján megjelenítheti és nyomon követheti ezeket az erőforrásokat az elérhetőség, a kihasználtság és a költségek tekintetében.Átláthatóság és elszámoltathatóság - Egy projektmenedzsment-eszköz használata segíthet a csapattagok közötti átláthatóság, elszámoltathatóság és felelősségtudat előmozdításában. Ha a csapattagok tisztában vannak a szerepükkel és azzal, hogy mit várnak el tőlük, valamint ismerik a határidőket, mindegyikőjük jobban fog teljesíteni. Emellett nincs is annál motiválóbb, mint látni, hogy a csapattársai keményen dolgoznak egy közös cél érdekében.Hogyan válasszam ki a legjobb projektmenedzsment-eszközt a vállalkozásom számára?Nincs két egyforma projektmenedzsment-eszköz, így honnan tudhatja, hogy melyik lesz a legjobb az Ön és csapata számára? Érdemes feltenni magának a következő kérdéseket:
Javítani fogja-e a jelenlegi munkafolyamatainkat?Lehetővé teszi-e a jobb együttműködést és kommunikációt a csapaton belül?Könnyű használni? Képes lesz-e mindenki következetesen használni, és nem fogják-e néhány hónap után abbahagyni a használatát?Integrálható lesz-e az általunk már használt eszközökkel vagy programokkal?Van-e jelentéskészítési funkciója?Skálázható-e?Mennyibe kerül? Megengedheti-e magának a cég?Vannak-e olyan kulcsfontosságú funkciók, amelyeket előtérbe kell helyeznem?A fenti kérdések megválaszolása után már tudnia kell, hogy az ideális projektmenedzsment-eszközöknek milyen kötelező és milyen „jó, ha van” funkciói vannak. A funkciók változhatnak, de válasszon olyan szoftvert, amely a következőket kínálja:
Csoportszintű együttműködésKözpontosított kommunikációÜtemezés és időmenedzsmentErőforrás-elosztásValós idejű jelentésIdő- és számlázási nyomkövetőHatáridő-emlékeztetőkProjekt költségvetésProjekt irányítópultokDokumentumok, fájlok, képek, táblázatok stb. megosztásának lehetőségeNyilatkozat
Az oldal azzal a céllal jött létre, hogy segítsen Önnek megtalálni a szükségleteinek legmegfelelőbb szoftvert, s hogy egy könnyen áttekinthető összehasonlítást nyújtson. Az oldal “Rólunk” c. részlegén többet is olvashat cégünk hátteréről, illetve arról, milyen szempontok alapján értékelünk egy terméket vagy szolgáltatást. A Software.fish nem listázza az adott piacon megtalálható szoftverek mindegyikét, hanem kiválogatjuk azokat, melyeket a legjobbnak találunk az adott szegmensben. Próbáljuk az oldalt frissen és naprakészen tartani, a feltüntetett árak és információk mindenkori pontosságát azonban nem tudjuk garantálni. Az oldalon található árak mindegyike az amerikai dolláron alapszik, így az árfolyam-ingadozások miatt előfordulhat némi eltérés az aktuális és az oldalon feltüntetett árak között. Az oldal használata ingyenes, azonban cégünk jutalékot kap a szerződött partnercégektől. Ha rákattint linkjeink valamelyikére, majd vásárol valamit, az adott cégtől (akitől vásárolt) pénzt fogunk kapni. Ez befolyásolja az értékelt termékek sorrendjét, pontszámát és a rangsorban való elhelyezkedését is mind a listáinkon, mind pedig az oldal többi pontján. Az oldalon megtalálható szoftverlisták NEM minősülnek jóváhagyottnak.
4.3 az 5-ből